Top 5 Công cụ làm việc nhóm hiệu quả nhất hiện nay bạn nên biết

bởi

Danh mục nội dung chính

Dropbox

Ra đời từ năm 2008, do công ty cùng tên Dropbox sản xuất tại Mỹ. Phần mềm Dropbox hoàn toàn miễn phí, giúp người dùng sao lưu dữ liệu một cách nhanh chóng và trực tuyến thông qua mạng Internet. Phần mềm có thể sử dụng trên mọi thiết bị dù là điện thoại, máy tính hay Ipad,… Có thể dùng trực tiếp trên trình duyệt web hoặc tải về để sử dụng. Nhà cung cấp sẽ cho sẵn 2GB dung lượng, để tạo thêm bộ nhớ thì hãy chia sẻ cho những người bạn khác tạo tài khoản sử dụng. Hoặc nếu bạn muốn 100GB thì hãy sử dụng bản cao cấp trả phí.

Dropbox có lẽ là công cụ làm việc nhóm chuyên nghiệp thân quen nhất đối với các công ty, tổ chức. Nó nổi tiếng với hệ thống kết nối cho phép các thành viên trong một nhóm làm việc từ xa, nhất là những lúc người lãnh đạo phải đi công tác xa. Dropbox được người dùng đánh giá là công cụ cực kỳ hữu dụng và hiệu quả. Nó liên kết các tập tin được tải lên thành các thư mục theo một hệ thống nhất định, dễ quản lý và tìm kiếm.

Khi bạn xóa dữ liệu, bạn vẫn có thể hồi phục lại bằng tính năng trực tiếp trên phần mềm tại thùng rác có sẵn.  Điều này đã tạo nên lòng tin cho người sử dụng. Tin chắc rằng, Dropbox sẽ tạo một môi trường làm việc thân thiện, đánh bại mọi phần mềm đám mây thông minh khác bởi độ tiện dụng khác. Đây thực sự là một công cụ làm việc hiệu quả nên có của mỗi doanh nghiệp. Nó không chỉ chuyên nghiệp trong việc chia sẻ tập tin giữa các cá nhân, các phòng ban mà còn hoàn toàn miễn phí.

THÔNG TIN CHI TIẾT:

  • Website: https://www.dropbox.com/
  • Android: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.dropbox.android&hl=vi
  • iOS: https://apps.apple.com/us/app/dropbox-backup-sync-share/id327630330

Asana

Đối với các công ty, tổ chức có hệ thống công việc phức tạp thì Asana được xem là một công cụ làm việc hữu ích và không thể thiếu. Đây là công cụ làm việc nhóm chuyên nghiệp, hỗ trợ thúc đẩy các tiến trình công việc trong dự án. Nó cho phép các thành viên cập nhật những thông báo, nhiệm vụ mới từ bất cứ đâu.

Asana cực kỳ tiện dụng cho một tổ chức nhỏ gồm tối đa 15 người, có giao diện đơn giản, giúp người dùng nhanh chóng làm quen với các chức năng. Không giống như những công cụ khác, Asana cho phép người dùng chuyển đổi từ Task qua Project chỉ bằng một cú nhấp chuột, nghĩa là trong trường hợp đột nhiên có một nhiệm vụ trở nên quan trọng và phát triển thành một dự án, bạn sẽ tiết kiệm được thời gian và công sức ngồi gõ lại thông tin cũng như đánh dấu từng người vào dự án.

Bên cạnh đó làm việc với Calendar sẽ giúp bạn theo dõi và giám sát tiến độ công vic một cách dễ dàng hơn. Asana hỗ trợ trên mọi nền tảng iPhone, iPad và Android với sự thay đổi linh hoạt và khoa học về mọi mặt. Người dùng có thể sắp xếp thứ tự các dự án hoặc thêm ghi chú, đính kèm file, comment… để tăng tương tác giữa các thành viên và đảm bảo dự án luôn được cập nhật thường xuyên. Bạn có thể thay đổi chế độ ưu tiên cho dự án khi sử dụng Asana, tuy nhiên những tùy chỉnh còn khá ít và mới mẻ như Mark for Today, Mark for Upcoming, Mark for Later chưa thực sự đáp ứng được nhu cầu của người dùng.

THÔNG TIN CHI TIẾT:

  • Website: Website: https://asana.com
  • Android: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.asana.app&hl=vi
  • iOS: https://apps.apple.com/us/app/asana-organize-tasks-work/id489969512

Google Hangouts

Khép lại danh sách chính là Google Hangouts – công cụ hỗ trợ các nhóm tạo phòng họp video tốt nhất. Đây là công cụ làm việc nhóm chuyên nghiệp với quy mô nhóm là khoảng 100 người. Hangouts sẽ cho phép bạn giao tiếp và liên lạc với người khác thông qua Internet mà không cần phải quan tâm đến loại thiết bị mà họ sử dụng. Bạn có thể sử dụng Hangouts để gửi tin nhắn, gọi điện thoại, gọi điện video, chia sẻ hình ảnh hay tính năng đàm thoại và chat theo nhóm… tính năng đàm thoại video theo nhóm cho phép bạn tham gia cuộc trò chuyện với những người dùng khác.

Hangouts sẽ lưu toàn bộ nội dung các cuộc gọi hay thông tin chat lịch sử chia sẻ hình ảnh… của người dùng trên các đám mây và cho phép họ có thể xem lại những nội dung này. Những nội dung này sẽ được đồng bộ hóa trên tất cả các thiết bị mà người dùng sử dụng. 

Hangouts không chỉ gói gọn trên Google+ mà đã trở thành một công cụ nhắn tin độc lập, không chỉ hoạt động trên nền tảng iOS hay Android mà còn có thể sử dụng trên cả trình duyệt web Chrome (thông qua extension) hay  trên cả Gmail và dĩ nhiên trên cả Google+ như trước đây. 

THÔNG TIN CHI TIẾT:

  • Website: https://hangouts.google.com/webchat/start
  • Android: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.google.android.talk&hl=vi
  • iOS: https://apps.apple.com/us/app/hangouts/id643496868

Trello

Tiếp theo, một công cụ khác không thể thiếu để mang đến hiệu quả công việc cao đó là Trello – đây là công cụ được các nhà phát triển thiết kế với giao diện người dùng đơn giản nhất. Trello là công cụ làm việc nhóm chuyên nghiệp hoạt động dựa trên nền tảng của các thẻ giúp cho dự án của nhóm được sắp xếp theo một hệ thống. Việc giám sát các dự án không còn là khó khăn đối với người lãnh đạo nữa. Bằng cách tạo ra các cột tùy chỉnh, người lãnh đạo nhóm có thể phân công các nhiệm vụ đến từng thành viên trong nhóm một cách dễ dàng và thuận tiện.

Bạn có thể cài đặt chế độ riêng tư đối với những dự án cá nhân, không muốn các thành viên khác tham gia hoặc bạn có thể dựa vào màu sắc của các label để xác định mức độ quan trọng và khẩn cấp của từng dự án thay vì chọn Prioty thông thường. Chức năng Filter trong Trello cũng được nâng cấp hơn với nhiều lựa chọn như lọc theo Label, Assignee, Due Date… Trello hiện cũng đã hỗ trợ tải xuống trên điện thoại như iPhone, iPad, Android nên dù ở bất cứ đâu, bạn cũng có thể theo dõi được tiến độ công việc của cả nhóm.

Ngoài ra, Trello còn hỗ trợ người dùng với chức năng chỉ định từng cá nhân cụ thể nhận nhiệm vụ được giao trong khoảng thời gian nhất định. Những sự thay đổi trong hệ thống sẽ để lại dấu vết dựa trên thời gian thực. Đây là chức năng thú vị nhất của Trello, giúp những nhà lãnh đạo có đánh giá khách quan về hiệu suất làm việc của các thành viên trong nhóm của mình.

THÔNG TIN CHI TIẾT:

  • Website: https://trello.com/vi
  • Android: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.trello&hl=vi
  • iOS: https://apps.apple.com/us/app/trello-organize-anything/id461504587

Slack

Công cụ làm việc nhóm hiệu quả đầu tiên mà Toplist muốn giới thiệu đến bạn đó chính là Slack – một trong những công cụ làm việc nhóm hiệu quả nhất hiện nay đã và đang được sử dụng rất phổ biến tại các doanh nghiệp cũng như các tổ chức. Slack là một công cụ làm việc nhóm chuyên nghiệp và hoàn toàn miễn phí có trên mọi nền tảng (máy tính, Android, iOS). Slack hỗ trợ các thành viên trong nhóm liên lạc với nhau thông qua hệ thống tin nhắn. Thông qua Slack, thời gian thực sẽ được lưu vết và lưu trữ lại, thuận tiện cho người quản lý sắp xếp các cuộc hội thoại thành các kênh khác nhau với những thành viên liên quan.

Các thông tin được cung cấp bởi tất cả các thành viên sẽ được lưu lại. Đây sẽ là nguồn tham khảo hữu ích nhất dành cho các thành viên khác. Bên cạnh đó, Slack còn hỗ trợ người dùng liên lạc nội bộ nhóm thông qua tính năng gọi thoại. Các cuộc họp ngắn diễn ra nhanh chóng và hoàn toàn an toàn với Slack.

THÔNG TIN CHI TIẾT:

  • Website: https://slack.com/intl/en-vn
  • Android: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.Slack&hl=vi
  • iOS: https://apps.apple.com/us/app/slack/id618783545

Bài viết liên quan